Thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ chi tiết và mới nhất 2025

1. Cho thuê trọ có cần đăng ký kinh doanh không?

Một trong những câu hỏi phổ biến nhất đối với những cá nhân hoặc hộ gia đình đang có ý định cho thuê nhà trọ là: “Cho thuê nhà trọ có cần đăng ký kinh doanh không?”. Câu trả lời là có và quy định này được pháp luật ghi nhận rõ ràng trong các văn bản pháp lý hiện hành.

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào thực hiện hoạt động kinh doanh nhằm mục đích sinh lời đều phải thực hiện đăng ký kinh doanh, trừ trường hợp được miễn theo quy định. Việc cho thuê nhà trọ, phòng trọ, dù nhỏ lẻ hay quy mô lớn cũng được xem là một hoạt động kinh doanh dịch vụ có thu nhập và có tính chất lặp đi lặp lại. Vì vậy, bạn bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ nếu muốn hoạt động hợp pháp.

Ngoài ra, theo Điều 3, Nghị định 39/2007/NĐ-CP, chỉ các hoạt động buôn bán nhỏ lẻ không cố định, không có địa điểm kinh doanh rõ ràng mới được miễn đăng ký. Trong khi đó, nhà trọ, phòng trọ là bất động sản có địa điểm kinh doanh cố định, có người lưu trú thường xuyên và sinh lợi định kỳ. Do đó, không thuộc diện được miễn trừ.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh phòng trọ có đóng thuế không

Cho thuê trọ cần đăng ký kinh doanh với cơ quan chức năng (Nguồn: Kinh doanh và Phát triển)

Việc không thực hiện đăng ký kinh doanh phòng trọ có thể khiến bạn đối mặt với một số rủi ro pháp lý nghiêm trọng như:

• Bị xử phạt hành chính: Theo Nghị định 124/2015/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 2 – 3 triệu đồng đối với cá nhân kinh doanh không giấy phép.

• Bị truy thu thuế: Nếu phát hiện hoạt động kinh doanh không khai báo, cơ quan thuế có quyền truy thu thuế và áp dụng tiền phạt chậm nộp.

• Bị đình chỉ hoạt động: Trong trường hợp tái phạm, chính quyền địa phương có thể yêu cầu ngừng kinh doanh, thậm chí cưỡng chế.

• Không được bảo vệ quyền lợi pháp lý: Nếu có tranh chấp với người thuê, việc không có giấy phép kinh doanh có thể khiến chủ trọ yếu thế hơn khi nhờ pháp luật can thiệp.

2. Điều kiện xin giấy phép kinh doanh nhà trọ

Trước khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ, các cá nhân hoặc hộ gia đình cần nắm rõ các điều kiện cần thiết để được cấp giấy phép. Việc này không chỉ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mà còn giúp tránh tình trạng bị từ chối hoặc phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.

2.1 Điều kiện đối với chủ thể kinh doanh nhà trọ

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp và hướng dẫn từ các đơn vị tư vấn pháp lý uy tín, cá nhân muốn thực hiện đăng ký kinh doanh phòng trọ cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:

• Là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi trở lên.

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc trường hợp bị hạn chế hoặc mất quyền công dân.

• Không thuộc diện bị cấm hành nghề kinh doanh ngành dịch vụ lưu trú (ví dụ: đang thi hành án, đang bị truy tố hình sự liên quan đến các hành vi lừa đảo, tổ chức hoạt động bất hợp pháp,…).

Ngoài ra, nếu bạn muốn thành lập doanh nghiệp (thay vì hộ kinh doanh), cần đáp ứng các điều kiện bổ sung theo Luật Doanh nghiệp 2020 như có vốn điều lệ tối thiểu, có trụ sở rõ ràng và đăng ký mã số thuế doanh nghiệp riêng.

2.2 Điều kiện đối với địa điểm, cơ sở cho thuê nhà trọ

Khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ, cơ sở vật chất của bạn cần đáp ứng các tiêu chí sau:

Có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp

Nếu bạn là chủ sở hữu nhà, cần có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất. Nếu bạn thuê nhà để kinh doanh trọ, cần có hợp đồng thuê công chứng, có điều khoản rõ ràng cho phép cho thuê lại hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng tạm thời.

Vị trí nhà trọ phù hợp với quy hoạch đô thị

Nhà trọ không được xây dựng trên đất nông nghiệp, đất quy hoạch cây xanh, hành lang an toàn lưới điện, đường giao thông,… Các khu vực thuộc danh sách cấm kinh doanh dịch vụ lưu trú hoặc vùng nhạy cảm về an ninh trật tự cũng không được cấp phép.

Đảm bảo điều kiện sinh hoạt cơ bản

• Phòng phải có diện tích tối thiểu 8m²/phòng, chiều cao tối thiểu 2.5m.

• Mỗi phòng cần có cửa sổ, hệ thống chiếu sáng, thoát nước, nhà vệ sinh riêng hoặc dùng chung nhưng phải đảm bảo sạch sẽ.

• Hệ thống điện, nước phải được đấu nối hợp pháp, sử dụng đồng hồ riêng là một lợi thế.

• Không được phép ngăn chia phòng bằng vật liệu dễ cháy (như gỗ ép, bạt vải,…).

Phòng trọ cần đảm bảo điều kiện sinh hoạt cơ bản

2.3 Điều kiện về an ninh trật tự khi kinh doanh nhà trọ

Theo Thông tư số 42/2017/TT-BCA, các cơ sở lưu trú bao gồm nhà trọ, phòng trọ có thu tiền từ người ở phải đăng ký Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự tại công an cấp huyện.

Điều kiện cụ thể:

• Chủ cơ sở không có tiền án tiền sự về các tội liên quan đến ma túy, mại dâm, bạo lực.

• Không được cho thuê trọ đối với các đối tượng không rõ danh tính, không có giấy tờ tùy thân hợp lệ.

• Có sổ lưu trú hoặc phần mềm quản lý cư trú theo hướng dẫn của công an địa phương.

• Chủ nhà trọ phải đảm bảo không để xảy ra tụ tập đánh bạc, sử dụng chất cấm, hoặc chứa chấp tội phạm trong khu trọ.

2.4 Điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Quy định PCCC nhà trọ ngày càng được siết chặt, đặc biệt là sau các vụ cháy nghiêm trọng ở nhà trọ mini thời gian qua. Theo hướng dẫn từ Bộ Công an và Nghị định 136/2020/NĐ-CP:

• Nếu nhà trọ có từ 10 người lưu trú trở lên hoặc có từ 5 phòng trọ trở lên, bắt buộc phải làm thủ tục thẩm duyệt thiết kế PCCC và được cấp biên bản nghiệm thu an toàn PCCC.

• Nhà trọ cần trang bị ít nhất 2 bình chữa cháy xách tay, đèn thoát hiểm và nội quy PCCC dán công khai.

• Cần bố trí lối thoát hiểm độc lập (nếu nhà từ 2 tầng trở lên).

• Chủ nhà trọ bắt buộc phải tham gia lớp tập huấn về PCCC do Phòng Cảnh sát PCCC & CNCH tổ chức.

>> Bài viết liên quan:

• Quy định PCCC nhà trọ 5 tầng mới nhất năm 2025

• Quy định về phòng cháy chữa cháy chung cư, nhà cao tầng

Nhà trọ cần đảm bảo điều kiện về PCCC (Nguồn: VNPT iAlert)

3. Thủ tục đăng ký kinh doanh phòng trọ

Sau khi đảm bảo đủ các điều kiện pháp lý và cơ sở vật chất theo quy định về kinh doanh nhà trọ, bước tiếp theo bạn cần thực hiện là tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ tại cơ quan có thẩm quyền. Quá trình này không phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước dưới đây.

3.1 Hình thức đăng ký kinh doanh nhà trọ phổ biến nhất

Đối với hoạt động cho thuê nhà trọ nhỏ lẻ, phổ biến hiện nay là đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Hình thức này phù hợp với cá nhân, hộ gia đình kinh doanh dưới 10 lao động, không cần con dấu tròn, thủ tục đơn giản, chi phí thấp và dễ quản lý thuế. Ngoài ra, nếu bạn có kế hoạch phát triển chuỗi nhà trọ chuyên nghiệp, thuê nhân sự quản lý, mở rộng quy mô,… có thể cân nhắc thành lập doanh nghiệp (thường là công ty TNHH một thành viên).

3.2 Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cho thuê nhà trọ

Để đăng ký kinh doanh phòng trọ dưới hình thức hộ cá thể, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

• Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ kinh doanh.

• Hợp đồng thuê nhà (nếu không phải nhà của mình) kèm bản sao công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ sở hữu.

• Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ).

• Giấy xác nhận địa điểm kinh doanh: Có thể do UBND phường xác nhận hoặc hợp đồng thuê hợp lệ.

• Bạn cần liệt kê rõ ngành nghề kinh doanh là: “Cho thuê nhà trọ, phòng trọ” (mã ngành cấp 4: 6820).

3.3 Nơi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ

• Cơ quan tiếp nhận: Phòng Kinh tế hoặc Bộ phận một cửa tại UBND cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.

• Hình thức nộp: Trực tiếp tại cơ quan hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia.

• Lệ phí đăng ký: Khoảng 100.000 – 300.000 VNĐ, tùy từng địa phương.

• Thời gian giải quyết: 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn có thể bắt đầu hoạt động kinh doanh nhà trọ hợp pháp.

Thủ tục đăng ký kinh doanh phòng trọ theo 3 bước (Nguồn: ITRO)

4. Những câu hỏi thường gặp khi đăng ký kinh doanh nhà trọ

4.1 Bao nhiêu phòng trọ thì phải đăng ký kinh doanh?

Bao nhiêu phòng trọ thì phải đăng ký kinh doanh là câu hỏi được nhiều chủ nhà đặt ra khi cho thuê trọ. Pháp luật không quy định cụ thể phải có bao nhiêu phòng trọ mới bắt buộc đăng ký. Tuy nhiên, nếu bạn cho thuê thường xuyên, có phát sinh doanh thu, tạo thu nhập ổn định thì phải đăng ký kinh doanh, dù chỉ có 1–2 phòng.

4.2. Giấy phép kinh doanh nhà trọ được cấp trong thời gian bao lâu?

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không có thời hạn nếu không vi phạm quy định pháp luật. Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự và PCCC có thời hạn từ 1 đến 3 năm, tùy địa phương. Cần theo dõi để gia hạn đúng thời gian.

4.3. Cho thuê phòng trọ không đăng ký kinh doanh có bị phạt không?

Có. Nếu hoạt động kinh doanh diễn ra nhưng không đăng ký, bạn có thể bị phạt theo Điều 3 Nghị định 124/2015/NĐ-CP:

• Mức phạt từ 2.000.000 – 3.000.000 đồng đối với cá nhân.

• Ngoài ra, còn có thể bị đình chỉ kinh doanh nếu tái phạm.

Bên cạnh đó, còn có thể bị xử lý nếu không đăng ký tạm trú cho người thuê, không khai báo thuế, hoặc không đảm bảo an toàn PCCC.

Trên đây là những thông tin hữu ích về việc đăng ký kinh doanh nhà trọ, điều kiện xin giấy phép, thủ tục cũng như những câu hỏi thường gặp mà Trọ mới đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được những điều cần lưu ý khi kinh doanh nhà trọ.

>> Các bài viết liên quan:

• Mô hình kinh doanh nhà trọ cao cấp và kinh nghiệm xây phòng trọ

• Thuế kinh doanh nhà trọ 2025 phải đóng những loại nào